Logiciel de caisse non certifié : 7500 € d’amende au 1er janvier

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Samuel Barreault (au centre), directeur des Finances publiques de l’Hérault ; Jean-Claude Boudegna, de la division Contrôle fiscal (à gauche), et Pierre Carré, directeur du pôle Contrôle fiscal, contentieux et recouvrement (premier plan), ont présenté le dispositif à la presse. Photo © HJE 2017, Daniel Croci.

La loi de Finances pour 2016 instaure, au 1er janvier 2018, l’obligation, pour les professionnels, de disposer de logiciels ou de systèmes de caisses certifiés. L’administration fiscale vient de rappeler que l’échéance est toute proche et que la loi prévoit l’application d’une amende de 7 500 euros en cas de défaut de justification.

A compter du 1er janvier 2018, toute personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à plusieurs conditions : l’inaltérabilité du système, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données pour une traçabilité sans défaut (lire l’encadré). Le respect des 4 conditions précitées constitue la base de la conformité des logiciels.

La justification se fera soit par un certificat délivré par un organisme accrédité (voir ci-après), soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel conforme à un modèle fixé par l’administration. Le commerçant ou la société devra en effet détenir un certificat ou une attestation au 1er janvier 2018.

Tous les assujettis à la TVA – personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public – qui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel ou un système de caisse sont soumis à cette obligation. La mesure concerne donc l’ensemble des commerçants, depuis les restaurateurs jusqu’aux régies de recettes d’un camping municipal ou d’une piscine municipale.

Cette mesure, qui s’inscrit dans le cadre de la lutte contre la fraude fiscale, est destinée à lutter contre les risques de dissimulation de recettes et donc de fraude à la TVA, à l’impôt sur le revenu et l’impôt sur les sociétés.

Attention, l’administration prévient qu’il n’y aura pas de période probatoire ni d’indulgence, la loi ayant spécifié les conditions de la certification depuis de longs mois.

A noter : un temps prévu également pour les logiciels de gestion et de comptabilité, le dispositif initial de certification a été recentré sur les seuls logiciels et systèmes de caisse, et simplifié par une décision du ministre du 15 juin 2017.

Une conformité sécurisée sous 4 conditions

Quatre conditions doivent être réunies pour garantir la sécurisation du logiciel. Il s’agit de :

la condition d’inaltérabilité : le logiciel de caisse doit enregistrer tous les données relatives aux règlements. Il doit conserver ces données enregistrées et les rendre inaltérables. Le logiciel doit donc prévoir que l’administration fiscale puisse accéder aux données d’origine enregistrées initialement, ainsi qu’au détail daté (année, mois, jour, heure et minute) ;

– la condition de sécurisation : celle-ci est assurée par tout procédé technique fiable, c’est-à-dire de nature à garantir la restitution des données de règlement dans l’état de leur enregistrement d’origine (chaînage des données et / ou signature électronique) ;

– la condition de conservation : le logiciel doit prévoir une clôture. Celle-ci doit intervenir à l’issue d’une période au minimum annuelle ou par exercice, lorsque l’exercice comptable n’est pas calé sur l’année civile ;

– la condition d’archivage : le logiciel de caisse doit permettre d’archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice. Cette procédure fige les données et donne une date certaine aux documents archivés.

Quels sont les logiciels de caisse certifiés ?

A ce jour, deux organismes sont accrédités par le Cofrac (instance nationale d’accréditation) :

l’AFNOR Certification (sous-traitant technique INFOCERT) accréditation n° 5-0030 (portées disponibles sur www.cofrac.fr), pour le référentiel NF 525,

– le Laboratoire national de métrologie et d’essais (LNE), accréditation n° 5-0012 (portées disponibles sur www.cofrac.fr), pour le référentiel de certification des systèmes de caisse.

Précision de l’administration fiscale : en aucun cas l’administration fiscale ou un expert-comptable ne peut certifier un logiciel de caisse.

Quelles sont les données concernées ?

Il s’agit de l’ensemble des données qui concourent directement ou indirectement à la réalisation de l’encaissement des recettes. Sont ainsi visées les opérations de vente, de prestation de services (comme l’émission d’une note, d’un ticket, d’une facture) ; ainsi que toutes les données liées à la réception du paiement, que ce soit par carte bancaire, chèque ou en numéraire.

Ce qu’il peut vous en coûter

La loi prévoit l’application d’une amende fixée à 7 500 euros en cas de défaut de justification. L’amende s’applique par logiciel ou système de caisse concerné. Lorsqu’une entreprise détient plusieurs logiciels de caisse différents, l’amende est due pour chaque logiciel ou système de caisse différent pour lequel l’assujetti ne justifie pas, par la production d’un certificat ou d’une attestation individuelle, qu’il respecte les conditions fixées par la loi de Finances pour 2016.

Ce qui va changer

A titre d’exemple, une entreprise ne pourra plus modifier les données de la caisse après validation (suppression des produits ou des tickets réglés). Il sera également impossible de lister et de supprimer les ventes sans tiers payant, via un menu spécifique au sein de la caisse. Impossible encore de rappeler en caisse les tickets payés, puis de les filtrer par mode de paiement, afin de sélectionner puis d’annuler les règlements effectués en espèces…

Bon à savoir…

La volonté de l’administration fiscale est aussi de lutter contre les éditeurs de logiciels permissifs qui incitent, par certaines options non légales, les commerçants ou sociétés à occulter certaines recettes. Récemment, un éditeur qui avait proposé à un réseau de pharmaciens gardois ce type d’option (offerte) a été condamné à 187 000 € d’amende ! Les pharmaciens ont eux écopé de trois ans de prison avec sursis et 5 000 € d’amende chacun. TVA éludée et minoration du chiffre d’affaires sont ainsi dans le collimateur de l’administration fiscale, qui rappelle que contre la petite fraude du quotidien (recettes non enregistrées), elle dispose dans l’Hérault de 4 brigades de vérificateurs de 12 à 15 personnes chacune et procède notamment par comparaisons de factures fournisseurs et du chiffre d’affaires déclaré pour détecter la fraude.

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